Staðlaðir verkferlar

Þegar ég heyri frumkvöðla segja „ég get ekki farið í frí því fyrirtækið mun brotna saman án mín" þá veit ég strax hvað vantar. Ekkert SOP-kerfi.

SOP stendur fyrir Standard Operating Procedure — eða staðlaður verkferall á íslensku. Þetta eru skráðar leiðbeiningar um hvernig hlutirnir eru gerðir í fyrirtækinu þínu. Þeir eru leyndarmálið á bak við skilvirkni stórfyrirtækja og einn stærsti munurinn milli þess að eiga fyrirtæki og vera þræll fyrirtækisins.

Af hverju þarftu þessa?

Hugðu þér að þú hafir gott starfsfólk. Þeir eru klár, vinnusöm og vilja gera sitt besta. En á hverjum degi þurfa þeir að koma til þín og spyrja sömu spurninganna aftur og aftur. „Hvernig á ég að meðhöndla kvörtunarfyrirspurn?" „Hvað gerist þegar viðskiptavinur vill skila vöru?" „Hvernig á ég að senda út reikninga?"

Þegar þetta ferlið er ekki skráð niður þá eru svörin í hausnum þínum — og þú ert flöskuhálsinn í eigin fyrirtæki.

„Markmið staðlaðra verkferla er að byrja að gera fyrirtækið sjálfvirkt — svo þú getir hætt að vera þar og það gangi ennþá."

Hvernig byrjar þú?

Byrjaðu á því að lista upp þær 10 spurningar sem starfsfólk þitt spyr þig hvað oftast. Þessar spurningar eru tækifærin þín til að skrifa verkferlana fyrst.

Fyrir hvern verkferall þarftu að svara þremur spurningum:

1. Hvað á að gera? — Skref-fyrir-skref lýsing.
2. Hvenær á að gera þetta? — Hvað kallar á þennan verkferall?
3. Hver á að gera þetta? — Hvaða hlutverk er ábyrgur?

Format skiptir máli

Góður SOP er ekki langt Word-skjal sem enginn les. Hann er stuttur, skýr og með myndum eða skjáskotum þar sem það á við. Notion, Google Docs eða jafnvel PDF — tækið skiptir minna máli en það að skjölunin sé til.

Þegar þú hefur skrifað fyrstu verkferlana þína muntu sjá hvað gerist: starfsfólkið þitt fær meiri sjálfræði, þú færð meiri tíma, og þegar þú ræður nýtt fólk er þjálfunin orðin leikur einn.